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关于鼓励和资助研究生出境参加国际学术会议的通知

发布时间:2015年05月21日    点击数:10104

为开阔研究生国际视野、提高研究生培养质量,学校鼓励和资助优秀在读研究生出境参加高水平国际学术会议。为进一步做好此项工作,根据《山东大学资助研究生出境参加国际学术会议管理办法》和《山东大学(威海)研究生海外交流基金管理办法》(附件1)的规定,现就具体事项通知如下。

一、资助对象为我校全日制在校研究生(脱产),拟参加的国际学术会议日期必须为毕业之前,会议主题应与申请者专业领域紧密相关,论文作者第一单位必须是山东大学。

二、资助会议原则上为在境外举办的相关研究领域的高水平国际学术会议;资助对象原则上应为论文的第一作者;且在会议上做口头报告或Post。各研究生培养单位每年度资助原则上不超过3名,同一导师指导的学生每年资助原则上不超过2名。

三、资助经费由学校与导师(课题组)共同承担。学校资助额度按照《山东大学(威海)研究生海外交流基金管理办法》相关规定执行

四、申请程序

1.研究生填写申请表(附件2);

2.导师签署推荐意见,所在学院(部、中心、所)分管院长、书记审核;

3.研究生提前一个月时间将申请表及有关材料报送研究生处和国际合作与交流处(港澳台事务办公室)审批。

五、申请材料

1.山东大学资助研究生出境参加国际学术会议(境外)申请表

2. 第一作者论文原稿(经导师审核签字)

3.会议正式征文通知(Final Call for Paper)

4.论文录用函和大会邀请

5.外语水平证明

六、借款审核、报销审核:

获得资助的申请者,持邀请函和出国批件,在出席会议前二周到国际合作与交流处(港澳台事务办公室)办理借款审批手续,到财务处办理借款(因资助经费由学校与导师(课题组)共同承担,经过批准参会的研究生可以只从导师处借款,待回境后持相关手续报销)。会议结束后两周之内,将以下材料报国际合作与交流处(港澳台事务办公室)办理报销手续:

1.会议日程安排(Final Program,含有本人发言或报展的日程页原件、复印件),会议论文集相关部分。

2.护照原件及首页和标有出入境日期页面的复印件

3.参加国际会议的总结和收获体会(文字和电子版)

4.参会照片3-4张(电子版)

5.批准资助项目的相关正式发票原件(所有发票背后需有导师和本人签字,国外电子机票应附登机牌)

6. 山东大学资助研究生出境参加国际学术会议(境外)申请表复印件(加盖国际合作与交流处印章(港澳台事务办公室))

 

附件1:山东大学(威海)研究生海外交流基金管理办法

附件2:山东大学(威海)因公出国、赴港澳申报表(学生用表).doc

 

                                          国际合作与交流处

                                                 研究生处

                                               2015年5月21日